6 Principios Subestimados en el Departamento de Compras
Ya sea que tu departamento de compras sea grande o pequeño, los mismos principios aplican como factores para el éxito.
La premisa es bastante simple: un buen comprador hará que su empresa obtenga las mejores soluciones a precios competitivos.
A continuación enumeramos 6 principios subestimados en el departamento de compras que te ayudarán a ser un mejor comprador:
1. Cuentas con una base de proveedores con disponibilidad
Tus necesidades van desde reparaciones sencillas hasta servicios de mantenimiento complejos, para lo cual necesitas contar con una amplia gama de proveedores, cuyas especialidades vayan desde reparar una computadora hasta pintar un edificio.
Necesitas acceso a buenos proveedores cuando los necesites, es decir, que cuenten con disponibilidad para cuando requieras de sus servicios. Esto a veces supone contar con una base de proveedores más amplia de la que tengas inicialmente.
2. Realizas solicitudes claras
El realizar una buena preparación y planificación detallada antes de comprar es lo más importante. Los acuerdos poco claros son problemas que se presentan en todo el mundo.
En consecuencia, un alcance poco claro conlleva a problemas y pérdidas de tiempo para solucionar los inconvenientes que se presentan a raíz de esto. Cuando se llega a este punto no hay ganadores, ambos, proveedor y cliente salen perdiendo.
3. Registras, registras, registras
Es natural que un trabajo de gran magnitud requiera contratos firmados, pero, de igual manera, es importante que los trabajos pequeños tengan registros por escrito.
Un correo o una confirmación por WhatsApp es siempre mejor que un acuerdo verbal. El secreto es contar siempre con un respaldo de cada paso del acuerdo alcanzado.
4. Tu departamento de compras tiene objetivos y métricas claras
El departamento de compras deberá contar con objetivos y métricas claras en todas las compras. Siempre que hay una relación entre precio y calidad no hay maneras correctas de comprar, solamente consecuencias.
5. Llevas una comunicación precisa
Aquí hay un gran potencial infravalorado. Te conviene contar con una base extensa de proveedores que realmente quieran cotizarte los servicios y cumplir con todos tus requerimientos, incluyendo el realizar los trabajos con los altos estándares de calidad que precisas y según los tiempos de entrega acordados.
La comunicación es clave y las ambigüedades en estos procesos suelen causar problemas y pérdidas de recursos. Una comunicación clara con acuerdos claros entre cliente y proveedor, donde ambos saben exactamente que va a pasar, es el secreto.
Algunos ejemplos de preguntas que puedes realizarte para saber si estás por buen camino en cuanto a una buena comunicación son:
- ¿Llevas una constancia de la hora pactada para realizar cada visita técnica?
- ¿Se sabe quién es el responsable por parte del cliente y del proveedor?
- ¿Se tiene registro de qué técnico realizará la visita y su documento de identidad correspondiente?
- ¿Se sabe qué representante por parte del cliente va a recibir al técnico?
- ¿Está bien especificada la dirección, incluyendo referencias para realizar la visita técnica?
- Si hay información pendiente de entrega, ¿quién tiene la responsabilidad de la entrega y para cuándo?
- ¿Cuándo se entregará la cotización y por qué medio?
- ¿Por qué medio se confirmará la recepción de la cotización?
- ¿Por qué medio se presentarán observaciones en caso de que las haya en cuanto a la cotización?
- ¿Cuándo tomará el cliente su decisión?
- ¿Por qué medio se comunicará el resultado al proveedor?
- ¿La comunicación con el proveedor se llevará a cabo a través del chat, correo, teléfono o un Software de Mantenimiento?
- ¿Ya han fijado una frecuencia de comunicación?
6. Brindas retroalimentación a tus proveedores
Ambas partes tienen la responsabilidad de llevar a cabo procesos ágiles y el cliente debería brindar una retroalimentación adecuada, para que los proveedores que no ganen el trabajo puedan mejorar.
Algunas de las observaciones más comunes pueden incluir:
- Su cotización tiene un precio demasiado elevado
- La solución técnica no es la más conveniente
- La entrega de la cotización demoró más de lo esperado
- El equipo técnico del proveedor incumplió con los horarios acordados
Los proveedores entienden que no siempre saldrán elegidos en cada trabajo al que postulan; aun así, es recomendable brindar una retroalimentación al respecto para que mejoren sus prácticas y puedan construir una relación de confianza contigo.
Conclusión
En síntesis, ser un buen comprador hará que tu empresa obtenga buenas soluciones a precios competitivos. Por otro lado, un Software de Gestión de Mantenimiento te ayudará a manejar un grupo variado de proveedores de una manera ágil, con toda la información en un solo lugar. Además, tendrás respaldo del proceso con cada uno de los proveedores.