Cómo Optimizar el Flujo de Trabajo de Mantenimiento
Con la creación de los software de gestión de mantenimiento (CMMS) se han podido llevar a cabo grandes avances en la gestión de los procesos de flujo de trabajo de mantenimiento.
Esto debido a la mejora continua que estos software le proporcionan a la eficiencia y eficacia del departamento de mantenimiento de tu empresa.
¿Qué es un flujo de trabajo de mantenimiento?
Se define como el proceso de mantenimiento paso a paso que es iniciado por algún evento desencadenante y finaliza hasta el momento en el que se cierra la acción. Este proceso incluye en su ejecución la generación de una orden de mantenimiento, planificación de las tareas, ejecución de la reparación y por último, la ejecución de informes de reparación.
Es importante que este flujo se realice con la mejor definición en tu empresa, dado que las ineficiencias en este proceso conllevan a sobrecostos, perdidas de tiempo y frustración de los empleados.
Fluidez de trabajo con el CMMS
Con los sistemas de gestión de mantenimiento antiguos basados en papel se presentaban perdidas de tiempo y esfuerzo al realizar el mantenimiento preventivo (MP) de los activos de una compañía, además, las solicitudes de trabajos de mantenimiento realizadas en papel o por correo electrónico, eran difíciles de seguir y diligenciar debido a la manera tan desordenada en las que eran enviadas y recibidas.
Con el CMMS se incrementa notoriamente la facilidad con la que se realiza el mantenimiento de una empresa.
A continuación se mostrará por medio de dos diferentes flujos de trabajo:
Flujo de órdenes por pedido
Anteriormente las solicitudes de mantenimiento llegaban en diferentes formatos y con contenidos confusos o poco claros, esto ocasionaba que quedaran desatendidas y los activos no se repararan en el tiempo debido.
Pero con el software CMMS, esto ya no es un problema. Las solicitudes ya no son enviadas a tu teléfono, correo u oficina, sino que llegan a través del mismo software. Asimismo, siempre usarán una misma plantilla en la que se colocará la información necesaria para el trabajo. Con todas estas mejoras, gestionar las solicitudes de mantenimiento es mucho más sencillo.
Al tener la solicitud generada, se procede a realizar las órdenes de trabajo que incluirán las instrucciones del proceso, los materiales y piezas necesitadas, así como también los manuales de operación y mantenimiento.
El CMMS además de rastrear cada solicitud hasta su finalización, almacena todos los datos en la nube, por lo que al momento de realizar una orden de trabajo cualquier técnico puede acceder a ella sin necesidad de recoger ningún papeleo en la oficina, de esta manera todos trabajan a partir de los datos actualizados.
Flujo de órdenes de mantenimiento preventivo (MP)
A los sistemas de gestión de mantenimiento antiguos no les queda fácil el gestionar ni configurar las tareas de mantenimiento al igual que establecer su frecuencia.
Todos los activos con un historial de mantenimiento necesitan un programa de MP adaptado a las necesidades del equipo y cuando este programa está inactivo conlleva a sobrecostos en tu empresa.
Si no se les hace el mantenimiento correcto a los activos, estos fallan y la productividad disminuye. Por otro lado, cuando se realizan excesivos mantenimientos se desperdicia dinero en mano de obra y materiales. Todo lo anterior es dinero malgastado en tu empresa.
El software CMMS es capaz de configurar las tareas de MP de manera correcta y establecer su frecuencia, además de programar los recordatorios necesarios para que estos trabajos no se olviden de realizar.
Igualmente, el software realiza cambios en su programa de MP para aquellos activos más antiguos, ya que a medida que pasa el tiempo, sus necesidades de mantenimiento van cambiando.
¿Cómo lo hace? el programa recopila los datos de los equipos y los procesa por usted, generando informes e indicadores de rendimiento fáciles de interpretar con los cuales realizará los ajustes adecuados a los trabajos de mantenimiento del activo.
Conclusión
Los flujos de trabajo son esquemas predefinidos con el fin de administrar debidamente los recursos y las personas disponibles para el trabajo que deba realizarse; por lo tanto, es necesario un programa como el CMMS para que facilite la realización de estos flujos de trabajo sin ningún problema o atraso. Gestionando de esta manera con eficiencia la función de mantenimiento de tu empresa.