¿Qué es un CMMS?: Guía Completa
En este artículo te brindamos una guía completa de lo que significa un CMMS, cuál es su objetivo, cómo se usa, en qué industrias, cuáles son sus beneficios y más.
Como hemos podido experimentar en esta era tecnológica, las herramientas especializadas ofrecen desarrollo, conocimiento y/o soluciones que nos facilitan la vida; por ejemplo, el uso de la tecnología facilita procesos industriales, ayuda a incrementar la productividad y permite controlar procesos que antes eran manuales, lo que garantiza, entre otras cosas, menos errores humanos y muchos más datos verificables en tiempo real.
Un ejemplo de estas útiles herramientas tecnológicas son los CMMS.
Pero, ¿Qué es un CMMS?
CMMS viene de sus siglas en inglés Computerized Maintenance Management System, que significa Sistema de gestión de mantenimiento computarizado.
También se le conoce como GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador), como dato curioso, estas siglas son usadas tanto en España como en Francia; en Latinoamérica prefieren usar las siglas GMAC (Gestión del Mantenimiento Asistido por Computadora) y en el resto del mundo se le llama CMMS.
Según sus alcances también puede ser llamado EAM (Enterprise Asset Management) que significa software de gestión de activos empresariales, éste surgió en los años 90 como una evolución natural de los CMMS hacía un modelo de gestión global, no limitada a un único departamento. En otro artículo hablaremos sobre las diferencias entre un CMMS y un EAM.
Veamos en detalle qué significa CMMS:
Computarizado (Computerized):
Antes de la década de los 80, los datos de mantenimiento de las empresas generalmente se registraban con lápiz y papel (aunque en muchas organizaciones esto sigue sucediendo hoy en día), por esta razón, el mantenimiento era en su mayoría reactivo.
El mantenimiento preventivo era menos común porque no era realista rastrear qué activos necesitaban mantenimiento de rutina cuando todos los registros de mantenimiento se guardaban en papel en un archivador.
El concepto “Computarizado” de un CMMS, se refiere al hecho de que con éste, la información sobre el mantenimiento se almacena en una base de datos que reside en un equipo de cómputo, lo cual es un concepto bastante común hoy en día.
A fines de la década de los 80 y principios de los 90, cuando iniciaron las soluciones CMMS, las grandes empresas y corporaciones comenzaron a migrar del lápiz y papel a sus computadoras; de esa forma estas grandes empresas podían rastrear las órdenes de trabajo, generar informes y determinar cuál de sus activos requería mantenimiento preventivo. Esto condujo a una mayor vida útil de los activos, una mejor organización y, en última instancia, redujo los costos y aumentó las ganancias de las empresas.
Mantenimiento (Maintenance):
El software CMMS por si solo no es una solución milagrosa que pueda realizar el trabajo de un técnico calificado. Sin embargo, lo que sí puede hacer muy bien es garantizar que las tareas se prioricen correctamente y que todo esté bien organizado (repuestos, proveedores, mano de obra, herramientas, etc.) para garantizar el éxito del departamento.
El mantenimiento es lo que hacen los usuarios del software CMMS todos los días, ya sea planificando las tareas, respondiendo a una solicitud de trabajo o completando los datos de una Orden de Trabajo. Las soluciones CMMS brindan al personal de mantenimiento la ventaja de concentrarse menos en el papeleo y más en el mantenimiento práctico.
Administración (Management):
La administración del mantenimiento es la función principal de un software CMMS, ya que está diseñado para brindar a los usuarios una visión inmediata del estado de sus activos físicos, las necesidades de mantenimiento con cronogramas completos de órdenes de trabajo, pronósticos precisos de inventario y acceso a informes de gestión.
Las soluciones CMMS facilitan la gestión del mantenimiento al aportar información a los gerentes para que puedan tomar las decisiones más indicadas posibles.
Sistema (System):
Un sistema puede considerarse como la combinación general de características y funcionalidades dentro de un CMMS. Diferentes soluciones CMMS ofrecen diferentes características.
El mejor sistema CMMS es aquel que permite a los usuarios realizar sus tareas de mantenimiento existentes de manera más efectiva, al tiempo que presenta características que ahorran tiempo y reducen los costos.
Teniendo claro qué significa CMMS, veamos algunos aspectos prácticos de estas herramientas.
¿Qué hace un CMMS?
Un software CMMS mantiene una base de datos de información sobre todas las operaciones de mantenimiento de una organización. Computariza la gestión de los activos, el control de inventario de repuestos y herramientas, los proveedores y contratistas, la gestión de solicitudes, el manejo de garantías y documentación, la gestión de tareas y órdenes de trabajo, la mano de obra, el análisis de información con informes de gestión y KPIs (Key Performance Indicators) que son indicadores que ayudan a medir y cuantificar el trabajo para tomar óptimas decisiones.
¿Cómo funciona un CMMS?
Esta herramienta actúa como un depósito en donde se registran todos los datos asociados con los activos de una organización, por ejemplo: cuándo se compró un activo, cuándo se puso en funcionamiento, cuándo se realizó el mantenimiento programado, en qué trabajó un miembro del equipo de mantenimiento, cuál ha sido la frecuencia de las averías de los activos, las piezas utilizadas y más. Además, mantiene un registro detallado del inventario, lo que brinda información importante que una organización puede usar para tomar decisiones relevantes sobre dónde asignar los recursos.
¿Cuáles elementos componen un CMMS?
Un paquete estándar de CMMS incluye algunos o todos de los siguientes módulos:
Gestión de activos:
Son las actividades coordinadas que realiza una organización para obtener valor de sus activos. En un CMMS se refiere al registro concerniente a los equipos y propiedades de la organización, incluyendo detalles, información sobre garantías, contrato de servicio, partes de repuesto y cualquier otro parámetro que pueda ser de ayuda para la gestión. Además también pueden generar cuantificaciones como los índices de estado de las infraestructuras.
Órdenes de trabajo:
En este módulo se controlan todos los trabajos planeados y no planeados, preventivos, correctivos, predictivos, de mejora y otros. Asignación de recursos humanos, reserva de material, costos, seguimiento de información relevante como causa del problema, duración del fallo y recomendaciones para acciones futuras.
Mantenimiento preventivo:
Se refiere al seguimiento de las tareas de mantenimiento, creación de instrucciones paso a paso o checklists, lista de materiales necesarios y otros detalles. Normalmente los programas de gestión del mantenimiento asistido por computadora, programan procesos de mantenimiento automáticamente, basándose en agendas o la lectura de diferentes parámetros.
Control de Inventarios:
Se refiere a la gestión de partes, repuestos, herramientas y otros materiales incluyendo la reserva de materiales para trabajos determinados, registro del almacenaje de los materiales, previsión de adquisición de nuevos materiales, etc.
Seguridad:
Es la gestión de los permisos y la documentación necesaria para cumplir la normativa de seguridad. Estas especificaciones pueden incluir accesos restringidos, riesgo eléctrico o aislamiento de productos y materiales o información sobre riesgos, entre otros.
Recursos Humanos:
Establece el control y gestión de los Recursos Humanos del área o servicio de mantenimiento. Pueden ser establecidos como competencias laborales necesarias respecto a las existentes.
Cada producto desarrolla más ampliamente algunos elementos y en ocasiones incluye herramientas adicionales para cubrir un mayor número de necesidades.
¿Cuáles son las funciones de un CMMS?
La mayoría de CMMS del mercado disponen de las funcionalidades básicas que como mínimo permiten:
- Gestión de activos y su correspondiente jerarquía.
- La entrada, salvaguarda y gestión de toda la información relacionada con el mantenimiento de forma que pueda ser asequible en cualquier momento de uno u otro modo.
- Planificación y programación de los mantenimientos preventivos.
- Permitir la planificación y control del mantenimiento, incluyendo las herramientas necesarias para realizar esta labor de forma sencilla.
- Gestión de los mantenimientos correctivos derivados de averías o incidencias.
- Suministro de información procesada y tabulada de forma que pueda emplearse en la evaluación de resultados y servir de base para la correcta toma de decisiones.
- Control de los stocks de repuestos y recambios.
- Gestión de compras de material MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones).
- Gestión de recursos humanos internos.
- Gestión de subcontrataciones.
- Gestión de solicitudes y órdenes de trabajo.
- Control de los costos asociados al mantenimiento.
- Gestión del cumplimiento normativo en seguridad.
Las distintas aplicaciones comerciales inciden más o menos profundamente en cada uno de estos puntos, originando productos adecuados para todas las necesidades. Aunque conceptualmente un software de gestión de mantenimiento computarizado es un producto genérico, aplicable a cualquier tipo de organización, existen desarrollos específicos dirigidos a algunos sectores industriales.
Estas herramientas también deben ser adecuadas independientemente de la metodología o filosofía empleada para la gestión del mantenimiento, si bien algunos productos ofrecen módulos especiales en este sentido para facilitar su implantación.
¿Quién es el responsable de que el CMMS funcione?
El CMMS es parte de la gestión estratégica de una organización, por lo tanto es responsabilidad de todo el equipo que funcione correctamente. No obstante, la responsabilidad principal de un CMMS se otorga al Gerente de Mantenimiento, siendo comúnmente el usuario primario el Planificador de Mantenimiento.
Algunas organizaciones crean un puesto de administrador de CMMS dedicado a supervisar el correcto funcionamiento de la herramienta.
¿En qué industrias y tamaño de empresas puede utilizarse un CMMS?
Un CMMS se puede usar prácticamente en empresas de cualquier tamaño y de cualquier tipo de industria o actividad, pero es más útil en aquellos que deben mantener un gran volumen de activos físicos e inventario.
Algunas industrias comunes que dependen del software CMMS incluyen manufactura, servicios, petróleo y gas, energía y transporte.
Un CMMS se puede implementar en cualquier industria donde haya equipos, maquinaria o instalaciones sujetas a mantenimiento sin importar su tamaño.
Estos son algunos ejemplos donde se puede implementar un CMMS:
- Plantas industriales
- Hospitales
- Cadenas de supermercados
- Cadenas de distribución en general
- Restaurantes
- Estaciones de servicio
- Colegios
- Hoteles
- Flotas vehiculares
- Constructoras
- Empresas de servicios
Para una organización pequeña con pocos activos se puede llevar la gestión del mantenimiento mediante distintos métodos, desde simples listados de equipos, materiales utilizados y mantenimientos realizados, hasta hojas de cálculo o bases de datos tipo Access creadas por uno mismo.
No obstante, para organizaciones medianas y grandes, dicha gestión utilizando esta metodología puede convertirse en una tarea ardua y laboriosa, a la par de consumir un elevado número de horas y limitar la explotación de los datos. Por lo cual, para dichas organizaciones es recomendable utilizar un sistema integrado para la gestión del mantenimiento (GMAO) o CMMS.
¿En donde se ejecuta un CMMS?
Aún existen CMMS on-premise, esto se refiere a aquellos sistemas que son instalados en la propia empresa. Se trata de tener en “Casa” a los servidores y el software que proporcionan un determinado servicio para la actividad desarrollada, es decir que requieren ser instalados en computadores locales.
Sin embargo los nuevos y más modernos CMMS se ejecutan 100% en la nube con el modelo de un software como servicio (SaaS) y poseen soluciones habilitadas para dispositivos móviles. Esto proporciona múltiples beneficios, incluida una implementación rápida, actualizaciones fáciles y seguridad de datos.
¿Qué beneficios tiene implementar un Software de mantenimiento CMMS?
Las empresas hoy en día requieren de herramientas que les impulsen a ser más eficientes y competitivas, es por eso que la implementación de un CMMS genera muchos beneficios tangibles e intangibles, siendo un factor estratégico cuando se busca incrementar los niveles de productividad, calidad y seguridad en una empresa.
La implementación de un CMMS proporciona los siguientes beneficios entre otros:
- Reducción de los costos de gestión de mantenimiento.
- Aumentar la eficiencia laboral.
- Adecuada gestión de la documentación.
- Estandarización y homogenización de las tareas de mantenimiento.
- Gestión de inventarios y compras automatizada.
- Disminución de los mantenimientos correctivos.
- Control de la gestión del tiempo de los técnicos de campo.
- Mayor control de costes.
- Capacidad de análisis de datos de gestión para mejorar los planes de mantenimiento.
- Optimizar la toma de decisión tras análisis de datos.
- Identificar las causas de las averías.
Un CMMS es un software para facilitar la gestión del mantenimiento de activos de una organización, principalmente activos físicos, aunque no solo estos.
La ideología de estos sistemas es poner en el centro del mantenimiento los activos o equipos, alrededor de los cuales estará vinculado todo lo que le afecta, por ejemplo: documentos técnicos, órdenes de trabajo, planes de mantenimiento, cambios, repuestos, costos, etc.
Conclusión
Un CMMS permite al departamento de mantenimiento realizar una correcta gestión de sus activos y todo lo que les rodea como: tareas y actividades de mantenimiento, costos, inventario de repuestos, recursos humanos internos, subcontrataciones, etc.
Un CMMS ayuda a las organizaciones a optimizar los recursos empleados en la gestión del mantenimiento, así como a realizar una mejor gestión de activos, inventario y compras. La implantación de este tipo de soluciones junto a una herramienta de movilidad permite pasar a las organizaciones de las órdenes de trabajo sobre papel y lápiz realizadas con una hoja de cálculo Excel a un sistema totalmente digitalizado y automatizado.
La implementación de un sistema CMMS en una organización requerirá de un estudio de las necesidades de la empresa, donde se determinará qué módulos requiere y su integración con otros sistemas ya existentes.
El mercado ofrece varias plataformas competitivas de CMMS, con capacidades sólidas similares y funcionalidades para crear, gestionar y ejecutar programas de mantenimiento estratégico. La diferenciación proviene de la experiencia que el proveedor de CMMS tenga en la industria y la asistencia de implementación para establecer un programa satisfactorio y traducir las protecciones y mejoras potenciales en resultados concretos.