¿Cuáles son las ventajas y desventajas de un CMMS?
Si estás pensando en adquirir un CMMS para tu empresa, es importante considerar las ventajas y desventajas de este tipo de software.
Exploremos las ventajas y desventajas de un CMMS
Un CMMS (Computarized Maintenance Management System), es un sistema creado para atender la administración del mantenimiento de una organización y contempla sus recursos materiales y humanos.
Su objetivo es ocuparse de las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo, bajo un esquema sistemático, organizado y sencillo. Esto permite optimizar las labores de control y seguimiento efectivo del mantenimiento industrial y empresarial.
En este artículo te guiaremos por las principales ventajas y desventajas de un CMMS, los cuales te ayudarán en tu toma de decisiones para que puedas elegir el sistema correcto.
Beneficios de un CMMS para la empresa
En realidad son muchas las ventajas que un sistema de gestión de mantenimiento le puede brindar a tu empresa en general.
Revisemos algunas:
Reducción de costos
Contar con un CMMS te permite disminuir los gastos de mantenimiento correctivo al prevenir reparaciones y ayuda a ser mucho más precisos con el ahorro de fondos destinados al mantenimiento preventivo.
Reducción de paros imprevistos
El desperfecto de una sola pieza en un equipo puede provocar fallas que paralicen la producción por horas o incluso días, generando grandes pérdidas.
Con un sistema de gestión del mantenimiento puedes predecir y monitorear los mantenimientos preventivos, evitando este tipo de paros. Esto nos lleva a la siguiente ventaja:
Incremento de la vida útil de los equipos
La constancia en el mantenimiento preventivo de los equipos se refleja en la vida útil de éstos. Le ahorra tiempo y dinero a la empresa y ayuda a la productividad de la maquinaria y a tu efectividad como líder del área.
Beneficios de un CMMS para el líder del área de mantenimiento
No son solo las ventajas que le brinda un CMMS a la compañía, sino también los beneficios personales que puedes obtener como jefe del área de mantenimiento, por ejemplo la simplificación de tu trabajo y el fácil monitoreo de cada orden de trabajo. Veamos algunas:
Optimización en la toma de decisiones
Un CMMS genera informes, gráficas o reportes con toda la información principal y en el momento oportuno, de modo que facilita la toma de decisiones de forma precisa y acertada tras el análisis de los datos generados. Te lo dijimos: ¡te simplifica la tarea!
Simplificación en las auditorías
Un CMMS ofrece una adecuada gestión de la documentación electrónica de solicitudes, órdenes de trabajo y tareas completadas, lo cual no solo garantiza la integridad de la data, sino que elimina la necesidad de seguir rastros de documentos y hojas impresas.
Control de la gestión del tiempo de los técnicos
Los sistemas de gestión de mantenimiento modernos garantizan la trazabilidad de la data en la medida en que registran de manera electrónica, automática y sobre la marcha la hora en la que una solicitud u orden de trabajo fue emitida, recibida y ejecutada, además de cada transacción que pueda ocurrir durante la orden de trabajo.
Notificaciones y alertas automáticas
Un software CMMS envía alertas y notificaciones automáticas a diferentes grupos de trabajo, avisándoles cuando llega el momento de ejecutar tareas de mantenimiento, de realizar inspecciones, cuando se aproxima la fecha de expiración de las garantías, e incluso al momento en que se presentan averías en las unidades, equipos e instalaciones.
Visión general
Permite hacerle seguimiento a las inspecciones y gestiones de seguridad, prolongando la vida útil de los equipos y validando la cantidad de herramientas y recursos que se encuentran en uso, así como la estimación de tiempo para el mantenimiento industrial.
Las posibles desventajas de un CMMS
A pesar de las múltiples ventajas de un CMMS, es importante que tengas en cuenta que si esta herramienta no se usa correctamente, puede costarle a tu empresa pérdida de dinero y tiempo, tener demasiada dependencia del software y en algunos casos incluso podría dejar a tu empresa atascada sin muchas soluciones posibles.
Algunas de esas desventajas son:
Costo inicial
A menudo se dice que un CMMS de alta calidad puede resultar económicamente costoso. Hay que aclarar que no todas las empresas necesitan el CMMS más costoso del mercado, por lo tanto tienes que encontrar el que se adapte mejor a las necesidades de tu compañía.
Los trabajadores deben obtener capacitación sobre cómo funciona el nuevo software y de la misma manera los supervisores necesitan más formación que incluya la resolución de problemas, reparación de funcionamientos incorrectos y comprensión de los mensajes de error y los datos del software. Si los trabajadores no reciben la adecuada capacitación, el CMMS no podrá hacer su trabajo, evitando que las máquinas tengan su mantenimiento, dando como resultado altos costos por posibles repuestos.
Uso incorrecto del CMMS
Cuando los trabajadores no siguen los procedimientos y políticas, el CMMS no puede ser utilizado por completo. Es indispensable que tanto los empleados como los supervisores sepan qué se espera del software y cómo introducir y recuperar los datos necesarios.
Es necesario que el CMMS esté alineado con los procedimientos de trabajo, como introducir datos, recuperar datos y actualizar la información de la compañía, de lo contrario se perderá tiempo y dinero.
Muchos operadores tienden a pensar que el software CMMS lo hará todo, pero esto no es así y los trabajadores sin una adecuada capacitación que usen el CMMS pueden acabar confiando demasiado en el software y por tanto, no entenderán la mecánica y mantenimiento necesario.
Dependencia del proveedor
Actualmente hay muchos proveedores de software CMMS y encontrar el ajuste correcto para una empresa puede ser difícil.
Podría suceder que tu proveedor salga del mercado por diversas razones, en este caso su inversión en el software de mantenimiento te podría costar dinero y tiempo irrecuperables, ya que no habrá ningún sistema de soporte de mantenimiento preventivo para tu compañía y muy probablemente los supervisores, trabajadores y empleados tampoco estarán preparados para hacer un mantenimiento manual debido a la excesiva dependencia del software.
Por eso es importante que busques un CMMS estable y que se ajuste a tus necesidades.
Conclusión
La implementación de un CMMS puede traer a tu empresa una serie de beneficios cuya finalidad es aumentar la productividad de tu compañía y por ende, que siga siendo competitiva en el mercado.
Las ventajas de un CMMS superan por mucho sus desventajas, las cuales son solucionables en gran medida si el sistema se implementa con una adecuada capacitación del personal y entendiendo que los resultados a futuro, después de obtener el CMMS, serán de gran ganancia para tu empresa.
A la hora de buscar una solución efectiva que te asista en la gestión del mantenimiento de tu empresa, es importante estudiar con detenimiento las diversas posibilidades, formular las preguntas adecuadas y buscar un proveedor estable que te ofrezca las respuestas que satisfagan las necesidades de tu compañía.