Las 5 principales funciones de todo departamento de compras
Las funciones del departamento de compras son primordiales para el correcto funcionamiento de un negocio, ya que el departamento de compras es el responsable de adquirir los bienes, materiales de producción, equipos y servicios que una compañía necesita para mantener una producción eficiente.
En la actualidad, la mayoría de las grandes compañías poseen un departamento de compras que se encarga de las actividades diarias principalmente relacionadas con la venta y compra de materiales, productos y servicios.
Para ello, los bienes o servicios deben adquirirse en el momento, cantidad y calidad adecuados para evitar el riesgo de que la empresa no pueda fabricar productos o satisfacer la demanda de los clientes.
A continuación te mostraremos los principales objetivos y tareas que un departamento de compras debe realizar para que tu empresa se mantenga en alta competitividad.
Funciones del departamento de compras
Aunque las funciones de este departamento dependen del trabajo en el área de compras que se vaya a desarrollar, es posible resumirlas en los siguientes puntos:
1. Obtención de productos
El departamento de compras tiene la obligación de asegurarse que todas las areas de tu empresa permanezcan abastecidas de los materiales necesarios.
Esto va más allá de simplemente materias primas, también incluye herramientas, maquinaria, suministros de oficina e incluso el CMMS o software adecuado para gestionar el mantenimiento de tu empresa.
A la hora de comprar un CMMS, es importante considerar no solo que este sea perfecto para el tamaño de tu empresa, sino también qué tan fácil es usar, configurar e implementar antes de invertir en el software, ya que sería una gran pérdida de dinero si nadie puede usarlo o si se subutiliza.
Las inversiones en general tienen que ser razonables, dado que una gran inversión podría perjudicar el presupuesto de otros departamentos.
2. Evaluación de precios
Es de vital importancia que el departamento de compras evalúe los precios a los que se están adquiriendo los productos y se asegure de que se estén recibiendo los mejores productos al mejor precio posible.
El costo de los productos puede influir significativamente en tu empresa, ya que los precios elevados generan pérdidas significativas en tu negocio.
Respecto a la adquisición del CMMS para tu empresa, es muy importante considerar el precio. Esto se refiere a no solo mirar el costo inicial del software, sino que también se debe considerar el costo durante la vida útil del software, que incluye:
- El costo de importar datos al sistema e integrarlos con otros sistemas comerciales
- El precio del software o la suscripción mensual o anual
- Cuánto costarán las actualizaciones
- El costo de la capacitación y el apoyo.
3. Procesos administrativos y contables
El departamento de compras debe encargarse de todas aquellas funciones relacionadas con el trabajo administrativo de compras de suministro y material.
Esta tarea constituye el manejo de toda la documentación de las compras realizadas por la compañía y el seguimiento de todos los pedidos.
Este trabajo se debe realizar de manera conjunta con el departamento de contabilidad.
4. Cumplimiento de políticas de compra
Otra de las tareas que este departamento debe diligenciar es asegurarse de que se cumplan estrictamente las políticas de compra de la empresa.
Las acciones de un departamento de compras siempre deben estar enmarcadas bajo un estricto protocolo que se debe seguir. Esto es importante porque funciona como un indicador de que en la empresa se gestionan procesos de calidad y orden.
5. Integración
Es necesario conseguir una simbiosis o integración entre las diferentes áreas de tu empresa y en este ámbito el departamento de compras no se queda por fuera.
Debe darse una relación estrecha con otros departamentos como Producción, Ingeniería, Finanzas y Recursos Humanos, por mencionar algunos.
Por ejemplo, es vital que el departamento de compras trabaje en estrecha relación con el departamento de mantenimiento para decidir cuál CMMS adquirir, habiendo consultado con las partes interesadas clave, obtener la aceptación del equipo de trabajo, comprender sus objetivos para poder enfocar la búsqueda del CMMS apropiado y evaluar el software idóneo para tu empresa en cuanto a ajuste, costo, características e implementación.
Conclusión
El departamento de compras juega un papel de mucha importancia dentro de cualquier empresa para su correcto funcionamiento y para ahorrar dinero, por lo tanto es necesario que el departamento de compras trabaje con los demás departamentos de la empresa para que conjuntamente logren los propósitos que la compañía se plantea.