Conoce los Tipos de Software de Mantenimiento

Existen diversos tipos de software de mantenimiento que te pueden ayudar en la gestión para minimizar el tiempo de inactividad por paradas inesperadas, aumentar la producción, alargar la vida útil de los activos, mejorar la seguridad y ahorrar dinero.

De hecho, un mantenimiento adecuado siempre será una inversión oportuna en toda empresa.

Dentro de la variedad de software utilizado para gestión de mantenimiento se encuentran los CMMS, EAM, SAP y EXCEL.

A continuación te presentamos una visión general de cada uno.

CMMS

Un CMMS es unos de los principales tipos de software de mantenimiento para la gestión del mantenimiento de los activos o equipos de una organización.

La ideología de estos sistemas es poner en el centro del mantenimiento los activos o equipos, alrededor de los cuales estará vinculado todo lo que les afecta, por ejemplo: documentos técnicos, órdenes de trabajo, planes de mantenimiento, cambios, repuestos, costos, etc.

El CMMS mantiene una base de datos de información sobre todas las operaciones de mantenimiento y computariza: 

• la gestión de los activos,
  
  
• el control de inventario de repuestos y herramientas,
  
  
• los proveedores y contratistas,
  
  
• la gestión de solicitudes,
  
  
• el manejo de garantías y documentación,
  
  
• la gestión de tareas y órdenes de trabajo,
  
  
• la mano de obra y el análisis de información con informes de gestión y KPI (Key Performance Indicator), que son indicadores que ayudan a medir y cuantificar el trabajo para tomar óptimas decisiones.
  
  

Esta herramienta registra todos los datos asociados con los activos de una organización, por ejemplo:

• cuándo se compró un activo,
  
  

• cuándo se puso en funcionamiento,
  
  

• cuándo se realizó el mantenimiento programado,
  
  

• en qué trabajó un miembro del equipo de mantenimiento,
  
  

• cuál ha sido la frecuencia de las averías de los activos,
  
  

• las piezas utilizadas
  
  

• y más.
  
  

Además mantiene un registro detallado del inventario, lo que brinda información importante que una organización puede usar para tomar decisiones relevantes sobre dónde asignar los recursos. Conoce más aquí.

EAM

EAM (Enterprise Asset Management), es un software de gestión empresarial que se enfoca en el manejo de los activos.

Este tipo de software de mantenimiento es una herramienta considera el ciclo de vida del activo de manera integral, desde el diseño, la construcción, la operación, el mantenimiento y finalmente el reemplazo del activo.

El EAM integra en una sola pieza de software la gestión de mantenimiento e incluye:

• sistemas de gestión de inventarios,
  
  
• gestión de compras,
  
  
• gestión de documentos,
  
  
• gestión de proyectos,
  
  
• un sistema de contabilidad,
  
  
• herramientas de gestión de sitios múltiples,
  
  
• herramientas de gestión de desempeño
  
  
• y herramientas de BI (business intelligence)
  
  

La combinación de todas esta herramientas, respalda la planificación estratégica a nivel empresarial.

Lo usan especialmente empresas de producción intensiva para satisfacer las necesidades de toda la operación ya que con las metodologías potenciadas por esta tecnología,  incrementan la productividad y el rendimiento global de la organización.

SAP

SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing), es un sistema informático que hace que las empresas -sobre todo las que tienen que ver con producción, logística, inventario, envíos y contabilidad- puedan organizar todas las acciones que forman parte del plan empresarial. 

Al SAP se le relaciona con los sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales).

Como parte del software SAP, se encuentra el módulo PM (Plant Maintenance o Gestión del Mantenimiento) dedicado al mantenimiento en cualquier tipo de empresa.

Esta sección cuenta con diferentes herramientas que ayudan a organizar la gestión. Los sub-módulos principales son: mantenimiento preventivo, órdenes de mantenimiento y proyectos de mantenimiento

Excel

La hoja de cálculo Excel ha sido y sigue siendo la principal solución informática para la gestión del mantenimiento para muchas empresas.

Excel cuenta con una plantilla de mantenimiento preventivo que contiene los elementos que permiten controlar las revisiones y controles realizados o planificados.

Excel representa ventajas respecto a ahorro de tiempo valioso en comparación con el uso de documentos en papel; es muy bueno para informar sobre resultados o análisis, planificar intervenciones y registrar el calendario de visitas de los técnicos a un equipo.

También es fácil de configurar; representa un costo muy bajo -especialmente para pequeñas empresas- y ofrece una gran flexibilidad para introducir cualquier tipo de información.

Por otro lado, tiene como desventajas que dificulta la productividad del equipo ya que el procesamiento, gestión y análisis de los datos llevan mucho tiempo una vez que alcanzan un cierto volumen.

El riesgo de errores también es bastante alto, lo que afecta la fiabilidad de los datos y al uso que se hace de ellos.

Adicionalmente, requiere mantener centralizada la información por una sola persona que  recoge los datos en documentos de papel por los técnicos.

Eso dificulta compartir archivos en tiempo real y obstaculiza la planificación de acciones colaborativas propias de la gestión de mantenimiento.

Además, se presta muy mal para utilizarlo en un smartphone o tableta.

Resumen de los tipos de software de mantenimiento

Definir qué sistema usar en tu empresa es una decisión que se debe tomar luego de estudiar las posibilidades y dependiendo del tamaño de tu empresa y su sector. 

Aquí te dejamos un resumen de los sistemas que acabamos de describir, para facilitar tu toma de decisión:

• Un CMMS es un software especializado para manejar la gestión del mantenimiento de activos de una organización.
  
  Optimiza los recursos empleados en la gestión del mantenimiento y ayuda a mejorar la gestión de activos, inventario, compras y a tener una previsión de gastos de mantenimiento.
  
  
  

• Un EAM es un software de gestión empresarial que se enfoca en el manejo de los activos y combina capacidades de mantenimiento con funciones de avanzada para el rastreo y análisis de costos del ciclo de vida de los activos.
  
  Se recomienda especialmente para las empresas de producción intensiva.
  
  
  

• SAP es un sistema informático que organiza todas las acciones que forman parte del plan empresarial.
  
  Cuenta con un módulo dedicado al mantenimiento para cualquier tipo de empresa, el cual incluye mantenimiento preventivo, órdenes de trabajo y proyectos de mantenimiento para equipos de mayor nivel.
  
  
  

• Excel es una hoja de cálculo usada por muchas empresas para la gestión del mantenimiento.
  
  Si bien tiene cualidades ideales para informar sobre resultados o análisis, también presenta muchas limitaciones a la hora de escalar la gestión.