¿Qué es un EAM y cómo funciona?

Dentro del extenso mundo del software especializado, encontramos una herramienta llamada EAM por sus siglas en inglés (Enterprise Asset Management).

Esta herramienta es muy útil para las empresas que basan su producción en los activos, es decir, aquellas empresas de producción intensiva. Pero, ¿qué es un EAM?

EAM es un es un software de gestión empresarial que se enfoca en el manejo de los activos, considerando el ciclo de vida del activo de manera integral, desde el diseño, la construcción, la operación, el mantenimiento y finalmente el reemplazo y el desmantelamiento del activo.

Los sistemas EAM incluyen capacidades de gestión de mantenimiento, pero tienen en cuenta el costo total de propiedad de los activos físicos de una empresa.

¿Cómo funciona un EAM?

Esta herramienta integra en una sola pieza de software la gestión de mantenimiento con sistemas de gestión de inventarios, gestión de compras, gestión de documentos, gestión de proyectos, un sistema de contabilidad, herramientas de gestión de sitios múltiples, herramientas de gestión de desempeño y herramientas de BI (business intelligence).

Las herramientas de BI transforman la información en conocimiento, con el objetivo de mejorar el proceso de toma de decisiones en una empresa. La combinación de todas esta herramientas, respalda la planificación estratégica a nivel empresarial.

El EAM contiene toda la información a la que puede acceder cualquier departamento sobre los activos físicos de una organización, por ejemplo costos de ciclos de vida, uso de energía, órdenes de compra, catálogos de partes, historiales de reparación, registros de garantías y de auditoría, entre otras cosas.

Todos pueden acceder a los mismos datos, pues éstos se acumulan de diversas fuentes dentro de la organización y se actualizan instantáneamente.

¿En qué me beneficia un EAM?

Tener un EAM en tu empresa te reportará muchas ventajas, por ejemplo:

• Controlar los costos operativos, mejorar significativamente la productividad y el desempeño de activos a través de una mejor organización.

  
  
  

• Tener una mayor visibilidad de todos los activos de la empresa a través de conocimientos e informes efectivos, lo que te permite identificar áreas de mejora y de rendimiento excelente.

  
  
  

• Proporcionar a cada empleado, cada departamento y cada ubicación un lugar central para obtener toda la información sobre los activos físicos de la empresa.

  
  
  

• Realizar los trabajos que competen al mantenimiento preventivo, correctivo o predictivo, lo cual nos habla de una labor completa.
  
  

Opciones de instalación

Hace solo una década, la opción más común para un sistema de gestión de activos empresariales era a través de un centro de datos en el sitio (On-Premise).

Hoy en día, la mayoría de los sistemas EAM son modelos de software como servicio (SaaS) basados ​​en la nube. Algunos sistemas EAM manejan un modelo híbrido, es decir que incorporan tanto la implementación local como en la nube.

Al igual que otros factores en una empresa, como la gestión de costos, la implementación de un sistema EAM puede considerarse decisivo, ya sea en la nube o en las instalaciones. Sin embargo, ambos tipos de sistemas EAM pueden tener ventajas y desventajas.

A continuación te presentamos las más comunes:

Ventajas de un sistema EAM en la nube

Costos manejables

Permite ahorrar por adelantado mucho de dinero, ya que no se necesita comprar y mantener el hardware necesario para ejecutar el EAM. Sus bajos costos iniciales las hacen populares entre las empresas más pequeñas.

Fácil mantenimiento

No requieren actualizaciones manuales ni la instalación de nuevas funciones, correcciones o mantenimiento del software, ya que el proveedor se encarga de esto automáticamente, lo cual puede liberar al personal para trabajar en otros proyectos.

Además, esas actualizaciones normalmente se realizan con regularidad para mejorar la estabilidad del software y de la noche a la mañana, lo que puede evitar interrupciones.

Seguridad de los datos

Si ocurriera lo peor y tus instalaciones físicas se vieran afectadas por un desastre natural o un corte de energía, tus datos EAM no se verían afectados, pues están almacenados en la nube.

Además, la mayoría de los proveedores cuentan con expertos para combatir los ataques cibernéticos y muchos brindan monitoreo de seguridad las 24 horas.

Amigable para dispositivos móviles

Se puede acceder a los sistemas de gestión de activos empresariales basados ​​en la nube desde cualquier dispositivo que se conecte a Internet. Así mismo, admiten herramientas de fotografía, video y escaneo, que ofrecen una variedad de eficiencias.

Desventajas de un EAM en la nube

Puede ser más caro

Puede resultar más costoso respecto a lo que  se pagaría por la tarifa única de licencia perpetua que se espera con una solución en las instalaciones (On-premise). 

Los costos de suscripción pueden aumentar notablemente si usas software basado en la nube a largo plazo. En otras palabras, es como alquilar el sistema de gestión de activos de la empresa. 

Cuando tu negocio se expande, el software basado en la nube también debe crecer en capacidades; esto puede resultar en costos adicionales.

Tiempo de inactividad por fallas del sistema

El software que se basa en la nube se podría afectar en algún momento por el tiempo de inactividad, ya sea programado o no. Si no puedes iniciar sesión para ejecutar informes o registrar actividades de mantenimiento porque el sistema no funciona, esto afectará tus operaciones comerciales.

Seguridad de los accesos a la información

Muchas soluciones en la nube manejan entornos multi-inquilino, es decir, involucran a varios clientes EAM que comparten el mismo software. Esto puede ser motivo de preocupación para las empresas que operan con clases de datos confidenciales.

Ventajas de un EAM On-Premise

Rentabilidad

Aunque la implementación del EAM On-Premise requiere una mayor inversión inicial, el software puede amortizarse con el tiempo.

Más personalizable que las soluciones en la nube

Un sistema local puede ofrecer más personalizaciones e integraciones, en comparación con un modelo basado en la nube.

Esto es ideal por ejemplo en empresas que necesitan capacidades avanzadas o múltiples aplicaciones para respaldar la funcionalidad de áreas comerciales, como recursos humanos, compras y finanzas.

Soporte técnico dedicado

Un EAM local requiere el apoyo continuo de profesionales de TI con experiencia. Ellos serán los que lleven a cabo las actividades de actualización y mantenimiento y tendrán el control final sobre los sistemas y los datos que contienen.

Seguridad de los datos gestionada internamente

Tener datos almacenados en el sitio ofrece tranquilidad a organizaciones que manejan datos confidenciales o a aquellas que se niegan a ceder el control a un tercero.

Estas empresas pueden ser menos vulnerables a las amenazas cibernéticas globales, sin embargo, esto depende del tipo de medidas de seguridad seleccionadas por la empresa individual y obviamente, de la vigilancia del personal de TI interno.

Desventajas del EAM On-Premise

Proceso de instalación prolongado

Además de los altos costos iniciales, puede llevar un tiempo poner en funcionamiento el EAM local, especialmente si el software es altamente personalizado.

No apto para dispositivos móviles

Los sistemas en las instalaciones se instalan en una red de la empresa, en sus propios servidores. Esto podría tener implicaciones para la gestión del mantenimiento, ya que al no estar disponibles en dispositivos móviles, solo se puede acceder al sistema dentro de las instalaciones durante el horario laboral.

Conclusión

Implementar un EAM en tu empresa es una forma de lograr una óptima gestión de activos.

La gestión de activos no solo se trata del mantenimiento de éstos, sino que abarca todas las funciones de la empresa que funcionan en conjunto.

Es importante, especialmente para las empresas de producción intensiva, contar con un software que satisfaga las necesidades de toda la operación y que permita reemplazar sus procesos tradicionales aplicando nuevas metodologías potenciadas por la tecnología, lo cual ayudará a incrementar la productividad y el rendimiento global de la organización.

Los EAM son la única herramienta en el mercado que combina capacidades potentes de mantenimiento y gestión de activos con funciones de avanzada para el rastreo y análisis de costos del ciclo de vida, soporte empresarial para varias empresas y ubicaciones y funcionalidad para departamentos que no se encargan del mantenimiento, como por ejemplo el de contabilidad e ingeniería.

Los sistemas EAM son la opción inequívoca para las grandes organizaciones con sitios múltiples y muchos activos, sin embargo estos sistemas también son usados por pequeñas y medianas empresas que quieren aprovechar las funciones agregadas que ofrecen los sistemas EAM, tales como optimización del desempeño y gestión de costos.