Cómo Realizar un Plan de Mantenimiento Preventivo
Realizar un plan de mantenimiento preventivo es crucial para alcanzar la meta esperada por cualquier encargado del mantenimiento, respecto a tener los equipos operando el mayor tiempo posible, ya que el mal funcionamiento de éstos deriva en pérdidas económicas que pueden llegar a ser muy críticas.
Un plan de mantenimiento preventivo reduce las averías imprevistas, lo cual hace que toda la empresa se vea beneficiada, al reducir:
- costos de reparación por daños en las máquinas
- costos de riesgos para las personas
- costos de pérdidas de producción
- incluso costos por mal servicio, si la situación afecta a los clientes
A continuación te presentamos los pasos que debes tener en cuenta para realizar un plan de mantenimiento preventivo de manera efectiva:
Define los objetivos
El primer paso que debes realizar para crear un plan de mantenimiento preventivo, es determinar exactamente las metas que quieres alcanzar.
Seguramente tendrás los objetivos de minimizar en número y tiempo los paros en la producción y reducir los costos de mantenimiento, pero debes ser más concreto y tener unas metas más específicas y alcanzables.
Puede definir, por ejemplo, porcentajes específicos: para incrementar la disponibilidad de los equipos, para reducir los fallos y para mejorar la utilización de la mano de obra.
Piensa también en los aspectos que han fallado a la hora de alcanzar esos objetivos, por ejemplo la mala comunicación entre los técnicos, olvidarte de los plazos o no contar con las piezas adecuadas cuando ocurre una avería.
Comprender estos fallos es esencial para entender cómo puedes implementar el plan de mantenimiento preventivo en colaboración con tu equipo de trabajo.
Establece un presupuesto
Puedes establecer un presupuesto para realizar el mantenimiento preventivo de los activos de la empresa, teniendo en cuenta la frecuencia recomendada por el fabricante, costos de mantenimientos, fechas de revisión, etc.
Expertos en mecánica aseguran que la fórmula correcta para invertir el presupuesto de mantenimiento es: 80% en preventivo y solo el 20% restante en correctivo.
Haz un inventario de los activos
Elabora un mapeo de los activos divididos por familias de equipos. Para facilitar la implementación del plan es muy útil un CMMS, ya que este software te permite:
- asociar los activos con su localización, con los técnicos responsables, con las recomendaciones del fabricante, garantías y normas de calidad que hay que cumplir, y
- relacionar tareas con el activo correspondiente, generar órdenes de trabajo automáticos con determinada frecuencia y enviar notificaciones automáticas a los técnicos.
Es importante que tengas una ficha detallada por cada uno de los equipos que puedan necesitar mantenimiento, asociándolos con los repuestos y consumibles que comúnmente se emplean en sus intervenciones, así como cualquier documento importante.
Establece prioridades
Una vez que tengas todos tus activos organizados en el software, es necesario que establezcas prioridades claras respecto a:
- cuáles son los equipos que no pueden dejar de funcionar,
- cuáles han sido los mantenimientos correctivos más costosos,
- cuáles averías no puedes permitir que ocurran por el elevado daño que podrían producir,
- cuáles activos pueden estar poniendo en peligro la seguridad de tu equipo técnico, de tus clientes, e incluso de la comunidad.
Con base en ese orden de prioridades, organiza el calendario de mantenimiento preventivo.
Designa responsables
Para facilitar el cálculo del costo de cada intervención te recomendamos mantener un archivo maestro de todos los técnicos que participan en el plan de mantenimiento.
Clasifícalos en base a grupos y especialidades, incluyendo el costo de cada técnico por horas normales y horas extra, costo por desplazamiento, etc.
Escoge y planifica el tipo de mantenimiento a realizar
Es importante que definas las intervenciones que harás en base a dos criterios:
1. En base a periodos de tiempo, para crear conjuntos de intervenciones en el tiempo, que serán proyectadas y ejecutadas cuando llegue su momento.
2. En base a métricas e indicadores, para establecer la frecuencia de las intervenciones programadas sustentadas en métricas tales como: horas de funcionamiento de las máquinas, kilómetros recorridos -en el caso de flotas de transporte-, indicadores de desviación que marcan cuándo actuar correctivamente -por ejemplo en máquinas que requieran de calibrado-, etc.
Crea indicadores para evaluar el plan de mantenimiento preventivo
Para saber si has alcanzado los objetivos del plan y medir su eficacia, es necesario que planees desde el comienzo cuáles son los mejores indicadores de desempeño (KPI) para valorar la evolución, qué datos vas a utilizar para medirlos y cómo vas a recoger esos datos.
Será muy útil que tu equipo cumpla siempre con la introducción de los datos en el CMMS, de este modo el software calculará algunos de estos KPI automáticamente para acompañar el desarrollo del plan.
Algunos de los indicadores más comunes son el índice de cumplimiento del mantenimiento preventivo, la eficacia general del equipo, el porcentaje crítico de mantenimiento programado y el tiempo medio entre averías.
Mejora tu plan cada año
Antes de preparar el plan de mantenimiento preventivo para el año siguiente, revisa el último plan de mantenimiento, los informes, los indicadores, los aspectos en los que no se cumplieron las expectativas y las fallas del plan, así como los aspectos en los que se mejoró en el año anterior.
Esto te ayudará a fijarte mejores objetivos para el año siguiente y reducir los costos en mantenimiento correctivo año tras año.
En resumen
Realizar un plan de mantenimiento preventivo eficaz te ayudará a lograr el objetivo principal de reducir costos y obtener el máximo provecho y productividad de tus recursos.
Contar con un CMMS te facilitará en grandes proporciones la tarea.
Un buen plan de mantenimiento preventivo requiere una planificación y programación cuidadosas y datos de seguimiento relacionados con inspecciones y mantenimiento anteriores, pero esta inversión siempre redundará en bien para tu empresa.